L’Agenzia Nazionale Erasmus+ Indire è in prima linea nel portare avanti l’iniziativa “Erasmus Without Paper” con la collaborazione di 45 Istituti di Istruzione Superiore, selezionati attraverso un bando pubblico, che si sono resi disponibili a testare i nuovi strumenti informatici creati dalla Commissione a supporto della transizione al digitale e alla dematerializzazione dei documenti cartacei.
La digitalizzazione dei processi legati alla gestione del Programma Erasmus+ e la dematerializzazione dei documenti hanno ricevuto un grande slancio nel 2017, con il recepimento da parte della Commissione Europea delle conclusioni del Consiglio Europeo del 14 dicembre 2017, così come degli obiettivi individuati nell’ambito della European Education Area entro il 2025, ai quali si deve aggiungere il Digital Education Action Plan di recente approvazione.
La rete ERASMUS WITHOUT PAPER (EWP) è stata lanciata, per la prima volta, nel 2015 come progetto centralizzato; a partire dal 2018 è entrata nella seconda fase di attuazione prevedendo il coinvolgimento diretto della Commissione Europea, delle Agenzie Naizonali e di tutti gli Istituti di Istruzione Superiore europei chiamati a testare gli strumenti e le reti digitali implementate.
Il Progetto EWP ha lo scopo di collegare i sistemi informativi degli istituti di istruzione superiore in Europa e di digitalizzare la gestione della mobilità degli studenti Erasmus.
Insieme a una serie di altre iniziative collegate tra loro (Erasmus Without Paper Dashboard, Erasmus+ Mobile App, Online Learning Agreement, Interinstitutional Agreement Manager, My Academic ID – EduGain, Mobility Tool, Transcript of Record), apre la strada verso la realizzazione dell’iniziativa EUROPEAN STUDENT CARD (ESC), che consentirà l’identificazione digitale degli studenti tramite l’accesso ai sistemi EWP utilizzando l’Erasmus+ Mobile App, quale unico e certificato entry point, che faciliterà l’espletamento delle procedure amministrative relative alla mobilità Erasmus e agevolerà il dialogo con il sistema Europass ed altri dispositivi europei.
Gli studenti attraverso l’Erasmus+ Mobile App, identificandosi con i dati presenti sulla propria carta dello studente, potranno accedere allo spazio virtuale dell’applicazione e gestire tutte le fasi amministrative relative al loro periodo di mobilità – prima, durante e dopo il loro soggiorno.
In questo modo troveranno tutte le informazioni utili per vivere un’esperienza di mobilità all’estero di alta qualità, poiché oltre alle informazioni e ai servizi offerti dall’Ateneo/ente ricevente, potranno visionare anche tutti i servizi e le attività non accademiche offerte dalla città ospitante.
Inoltre, non solo faciliterà la mobilità virtuale e l’apprendimento misto, ma l’iniziativa europea della European Student Card offrirà agli studenti soprattutto la possibilità di una scelta più ampia per la costruzione del proprio percorso accademico.
La rete EWP è in grado di collegare diversi strumenti già in uso agli Atenei senza sostituirsi ad essi; consente lo scambio informatizzato dei dati in modalità sicura e veloce per una gestione più agevole delle procedure amministrative sia per gli studenti che per gli Uffici Relazioni Internazionali degli Istituti di istruzione superiore, in modo che la maggior parte delle attività destinate a Erasmus siano volte ad accrescere la qualità delle iniziative, piuttosto che concentrarle su un carico di lavoro manuale e ripetitivo.
Attualmente in Italia, e in Europa in generale, gli Istituti di istruzione superiore gestiscono il flusso documentale per il caricamento dati relativi agli studenti in mobilità attraverso tre diverse modalità:
- alcuni Istituti inseriscono manualmente i dati degli studenti ed elaborano sempre in modo manuale la modulistica pertinente;
- altri operano in maniera automatizzata attraverso l’utilizzo di sistemi o programmi elaborati dai servizi informatici interni;
- infine, una buona parte degli Istituti impegnati in Erasmus ha automatizzato le operazioni di gestione avvalendosi di provider esterni.
In questo contesto EWP prevede tre scenari di intervento, corrispondenti a due principali modalità di digitalizzazione delle procedure:
- scenario 1: gli Istituti che non hanno un proprio sistema informatico potranno utilizzare direttamente la piattaforma Dashboard EWP
- scenari 2 e 3: gli Istituti che hanno un sistema informatico “in-house” o che si avvalgono di “provider esterni” per la gestione delle mobilità, potranno connettersi alla rete EWP che consentirà lo scambio in sicurezza dei dati utilizzando le Open Source quali le Application Programming Interface – API (per l’entrata e l’uscita dei dati
PER APPROFONDIRE
Questo articolo è tratto dal Report Erasmus+ in breve che contiene anche un articolo sulla situazione italiana
Consulta la sezione dedicata a Erasmus Going Digital – settore Università
Giovedì 14 gennaio seminario informativo su Erasmus Gooing Digital
a cura di Claudia Peritore, capo unità Ufficio gestionale Istruzione Superiore e Maria Salzano
Agenzia nazionale Erasmus+ INDIRE